AI-muistiot näyttävät ratkovan dokumentointiongelmaa. Mutta mitä tapahtuu yhteiselle ymmärrykselle, jos alamme sekoittaa dokumentoinnin ja ajattelun toisiinsa?
Yhä useammin online-palaveriin liittyy mukaan jokin järjestelmä, joka litteroi keskustelun, tunnistaa keskeiset teemat ja tuottaa kokouksen jälkeen yhteenvedon muutamassa sekunnissa.
Muistiinpanojen tekemiseen kuluu vähemmän aikaa, muistiosta vastuussa oleva voi keskittyä paremmin ja kokouksesta jää aiempaa tarkempi jälki. Samalla osa organisaatiossa liikkuvasta kokemustiedosta, havainnoista ja perusteluista jää aiempaa paremmin talteen.
Ratkaiseeko kokousten tekoälylitterointi ja -muistio sittenkin väärää ongelmaa?
Aiemmin kokouksissa oli käytännössä kolme eri todellisuutta: mitä sanottiin, mitä kukin ymmärsi sanotun, ja mitä myöhemmin muistettiin sanotun. Tekoäly kaventaa eroa ensimmäisen ja kolmannen välillä. Se tallentaa puheen aiempaa tarkemmin ja auttaa palaamaan yksityiskohtiin myöhemmin. Silti kokouksen vaikuttavuus ei lopulta riipu siitä, kuinka tarkasti keskustelu tallentui, vaan siitä, millainen yhteinen ymmärrys osallistujille syntyi ja mitä he tekevät sen seurauksena.
Tekoälymuistioiden hyödyt liittyvät usein tiedon tallentamiseen. Valtaosassa kokouksia tarkoituksena ei ensisijaisesti ole tallentaa tietoa vaan rakentaa yhteistä ymmärrystä.
Hyvän keskustelun jälkeen ihmisillä on aiempaa yhtenäisempi ymmärrys siitä, mitä on tapahtumassa, mikä on olennaista ja mitä asioita pitäisi ajatella, tutkia tai tehdä seuraavaksi. Joskus lopputuloksena on päätös. Yhtä hyvin se voi olla parempi kysymys tai uusi oivallus. Erinomaisen keskustelun jälkeen osallistujat poistuvat huoneesta hieman eri ihmisinä kuin sinne tullessaan.
Tekoäly näkee keskustelun jäljet, ei keskustelun laatua
Tekoäly ei ainakaan toistaiseksi näe, ymmärsivätkö ihmiset toisiaan. Se ei näe, tutkittiinko asiaa riittävän syvästi tai jäikö jotain olennaista sanomatta. Se ei kykene arvioimaan, syntyikö keskustelussa luottamusta, yhteistä ajattelua tai uudenlaista ymmärrystä. Juuri nämä ovat kuitenkin usein keskustelun arvokkain lopputulos.
Litteraatista on mahdollista tunnistaa teemoja, päätöksiä, tehtäviä ja vastuuhenkilöitä. Monet keskustelun tärkeimmistä asioista eivät kuitenkaan näy sellaisina riveinä, joita tekoäly voisi poimia yhteenvedon otsikoiksi. Ne näkyvät tavassa, jolla ihmiset kuuntelevat toisiaan, rakentavat merkityksiä yhdessä, uskaltavat tarkastella omia oletuksiaan tai muuttavat käsitystään keskustelun aikana.
Tekoäly ei myöskään näe sitä hetkeä, kun jokin ihmisen sisällä liikahtaa. Kun uusi näkökulma avautuu, jokin oletus murtuu tai aiemmin hahmoton kokonaisuus saa muodon. Tämän voi usein aistia toisessa, vaikka mitään ei sanottaisi ääneen. Sama tapahtuu myös ryhmissä. Keskustelussa voi syntyä yhteinen liikahdus ajattelussa, merkityksissä tai yhteydessä, vaikkei kukaan osaisi pukea sitä sanoiksi.
Tekoäly näkee keskustelun jäljet. Se ei näe keskustelun laatua eikä yhteisen ymmärryksen rakentumista.
Tekoälydokumentti ei ole sama asia kuin yhteinen ymmärrys
Kun kokouksesta syntyy kaksikymmentä sivua litteraattia ja kahden sivun tekoälyyhteenveto, syntyy helposti hiljainen oletus, että osallistujien olisi pitänyt tarkistaa ne. Käytännössä harva ehtii tai jaksaa sitä tehdä. Silti dokumentteihin voidaan myöhemmin vedota ikään kuin ne olisivat yhteisesti hyväksytty kuvaus tapahtuneesta.
Tallennettu ei kuitenkaan tarkoita hyväksyttyä. Litteroitu ei tarkoita yhteisesti tulkittua.
Tekoälymuistiot alkavat vaikuttaa keskusteluun
Kun jokainen ajatus tallentuu ja jokainen puheenvuoro voi päätyä osaksi pysyvää digitaalista arkistoa, ihmiset alkavat puhua eri tavalla. Keskeneräisiä ajatuksia testataan vähemmän ääneen, epävarmuutta näytetään varovaisemmin ja mielen muuttamisesta tulee vaikeampaa.
Samalla puheenvuoro ei kohdistu enää pelkästään huoneessa oleviin ihmisiin vaan myös tulevaan dokumenttiin. Ihminen alkaa vähintään alitajuisesti pohtia, näkyykö oma näkökulma muistiossa, jääkö hänen kantansa talteen tai saako hän tunnustuksen ideastaan. Kokous muuttuu huomaamatta osittain myös näyttämöksi. Vähän samaan tapaan kuin sosiaalinen media muutti julkista keskustelua: ihmiset eivät enää puhuneet vain toisilleen vaan myös yleisölle, joka saattaisi nähdä keskustelun myöhemmin.
Kehityksen seuraava vaihe näkyy jo nyt. Tekoälyavustaja ei olekaan aina osallistujan tukena vaan yhä useammin osallistujan sijasta kuuntelemassa, litteroimassa ja tekemässä muistiinpanoja. Kuinka kaukana olemme tilanteesta, jossa tekoäly ei enää vain dokumentoi vaan myös vaikuttaa puolestani? Taloyhtiön kokoukseen voi lähettää valtakirjalla tuttavan. Mitä jos lähettäisinkin tekoälyavustajan? Miksen tekisi samoin joidenkin työpaikan kokousten kanssa?
Miksi lopulta kokoonnumme yhteen?
Moni organisaation tärkeimmistä oivalluksista syntyy tilanteissa, joissa ihmiset uskaltavat ajatella ääneen, kokeilla keskeneräisiä ajatuksia ja rakentaa toistensa näkökulmien päälle. Juuri tällaiset hetket ovat usein vaikeimmin dokumentoitavia ja samalla kaikkein arvokkaimpia.
Tekoäly voi tallentaa keskustelun. Se voi tehdä yhteenvedon ja tunnistaa päätöksiä. Mutta yhteinen ymmärrys syntyy edelleen ihmisten välillä, ja juuri sitä varten ihmiset yleensä kutsutaan samaan kokoukseen.
